‘Deja de Perder el Tiempo’ es una guía muy completa, práctica y con indicaciones claras para tratar de acabar con la pérdida de tiempo y la tendencia de posponer las tareas y deberes importantes.

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1. Reserva 20 minutos al día para planificar tu día y semana. No dejes que nada ni nadie te arrebate esos minutos. Bloquéalos en tu calendario.
2. Procrastinar no es el resultado de la falta de tiempo, es el resultado de tomar decisiones con nuestro tiempo que nos permiten evitar hacer las tareas que, conscientemente, estamos posponiendo.
3. Dejar algo para más tarde suele ser una manera de esquivar emociones o pensamientos incómodos.
4. Identificar las tareas y obligaciones que más te estresan y que te dan pie a postergar es la base para establecer estrategias que te permitan enfrentarlas.
5. El éxito es el resultado de tener un buen sistema de productividad. Para ello, centrarse en un solo proyecto cada vez y manejar Listas de Tareas actualizadas es la clave para dejar de procrastinar.
6. El tiempo es más valioso que el dinero.
7. Identifica a tus ‘ladrones de tiempo’. Además, las preocupaciones por aquello que, probablemente, no suceda nunca, son un desperdicio de energía.
8. La fuerza de voluntad y la disciplina son recursos limitados que deben utilizarse de forma estratégica. Para mantenerla, haz breves periodos de desconexión diaria.
9. No estamos diseñados para trabajar en multitarea. Disminuye la eficacia y reduce la concentración, así que ocúpate de una sola tarea cada vez.
10. Los compromisos a corto plazo son más fáciles de mantener que aquellos de largo plazo pero, son estos últimos los que cambian vidas.

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Para empezar, el autor nos invita a que consigamos una libreta para poder escribir en ella. Incluso, nos dice que podemos ‘llamar’ a esta libreta: ‘Deja de Perder el Tiempo’. Sinceramente, también te lo recomiendo, ya que hay ejercicios muy prácticos que puedes recoger en ella.

Garland nos propone un programa de 5 semanas, y es justamente así como divide su libro, en 5 grandes capítulos. Intentaré ser lo más práctico posible en esta review, yendo a las estrategias y consejos clave que se nos proponen en cada uno de ellos.

Pero antes de todo eso, ¿por qué procrastinamos? ¿qué clase procrastinador/a somos? Veamos que nos dice el autor sobre esto.

¡Vamos allá!

¿Por qué postergamos nuestras tareas y obligaciones?

Básicamente, si no entendemos primero por qué estamos aplazando las tareas que sabemos que son importantes, es poco probable que podamos poner solución a ese conflicto (como ocurre con todo; primero debemos conocer la causa de base para poder tratar el problema).

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Cada día que pospones la ejecución de una actividad, sea la que sea, es un día más en el que evitas sentir la ansiedad que esa situación te genera.

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Hay muchos ejemplos de esto, y el autor refleja varios tipos de tareas donde hay una asociación entre la ejecución de estas y alguna emoción poco agradable.

Además, en base a su experiencia, el autor distingue entre varios tipos de procrastinadores/as. Abajo te dejo una imagen a modo de listado, pero si quieres aprender más sobre esta clasificación te recomiendo que leas el libro.

Ejercicio #1: ¿qué tipo de tareas sueles procrastinar?

El primer paso para dejar de procrastinar es conocer cuáles son las tareas u obligaciones que dejas para más tarde y que tipo de emoción asocias a cada una de ellas. El autor nos propone hacer dos tablas, una para detallar las tareas y otra para describir las emociones que sufrimos ante cada una de ellas. Me parece más práctico unirlo todo en una misma tabla (como te dejo en el siguiente ejemplo).

Abre tu libreta y dibuja una tabla con la estructura que sigue (también puedes hacerlo en un Excel). Te muestro un ejemplo de mi caso personal.

Esta herramienta te servirá como autodiagnóstico para evaluar tus tendencias. Saber qué tipo de tarea te crea problemas y por qué, te ayudará a poner en práctica estrategias que te permitan enfrentarte a ellas y prevenir retrasos (y sus consecuencias) en el futuro.

• Tarea: algo que deberías hacer y que estás evitando.
• Nivel de Estrés: donde 1 es muy bajo y 5 es muy alto.
• Grado: donde 1 es ‘no la pospongo nunca’ y 5 ‘la pospongo siempre’.
• Emoción: lo que sientes cuando piensas en que deberías estar haciendo eso que justamente evitas hacer (esta parte, sin duda, me parece la más interesante).

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Ser consciente de tus emociones y sensaciones ayudará a que tu esfuerzo por evitar perder el tiempo y cumplir con tu trabajo dé sus frutos.

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Semana 1: Deja de Procrastinar y Empieza a Conseguir

La mayor parte de nosotros pasamos el tiempo sin ser conscientes realmente del momento presente. Por eso, el primer paso para lidiar con la procrastinación es adquirir conciencia plena, y es que puede ser difícil distinguir cuando estamos, realmente, perdiendo el tiempo.

Ser conscientes de los resultados que deseamos nos ayuda a ver más allá del trabajo duro y anticipar la recompensa que se hará realidad cuando lo hayamos terminado.

Asumir la responsabilidad de tu tiempo es el segundo tip de este capítulo. Decir que ‘no tienes tiempo para’ es el resultado de no asumir el control de las decisiones que tomas sobre el tiempo que dispones. Para ello, es importante que TRACES UN PLAN sobre cómo vas a enfocar el día, estableciendo de cuánto tiempo dispones (y de cuánto no, porque ya lo tienes comprometido con otras obligaciones como el trabajo o la familia).

Estar Cómodo/a con la Incomodidad

Dejar de lado lo que deberíamos hacer nos permite, por un momento, evitar algún sentimiento de incomodidad. Puedes optar por seguir evitando esas emociones durante toda tu vida o ‘pasar al otro lado’. Aprendemos y experimentamos un mayor crecimiento personal con la segunda opción (también conocida como ‘salir de nuestra zona de confort’).

Ejercicio #2: 5 razones para ‘lanzarte de lleno’

Abre tu libreta y escribe algo como lo siguiente:

Con este ejercicio se pretende que ‘veas un poco más allá’ de la tarea en particular que estás dejando de lado. Mirar al horizonte y anotar las razones por las que haces lo que haces y por qué esa tarea forma parte de un proyecto u objetivo mucho más grande, puede ser un buen primer paso para dejar de procrastinar.

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Si no lo intentas, nunca cosecharás las recompensas del éxito y, si fracasas, habrás aprendido una lección valiosa: prueba con un enfoque diferente la próxima vez.

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Hay otros ejercicios en este apartado destinados a vencer el miedo al fracaso, el miedo al éxito o cómo reformular tus pensamientos para que dejen de ser negativos.

Semana 2: Construye tu Superestructura

El sr. Coulson llama ‘superestructura’ a una parte de tu plan que está destinada a terminar tareas y proyectos, manteniéndote concentrado/a en lo que tienes entre manos, reduciendo las distracciones y proporcionándote un modelo que evite la acción de postergar. Para ello, se basa en modelo de 4 pasos:

Uno de los conceptos mencionados en este capítulo es el de ‘Time Blocking’, que consiste en trabajar en una tarea determinada dentro de un bloque de tiempo que has establecido previamente (idealmente el día anterior o al final de la semana si te organizas semanalmente).

Como ves, esta ‘superestructura’ no es más que plasmar tus actividades diarias en alguna parte que puedas ver, recordar y gestionar. Puedes hacerlo en formato papel (agenda) o en formato digital (app). Tienes estas dos app que te pueden funcionar. La elección es tuya.

Tus Obligaciones Diarias

O ‘Listas de Tareas’. Básicamente lo que nos dice el autor es que nuestra memoria no es el lugar más fiable donde guardar un listado de ‘cosas por hacer’. Si este concepto te suena de algo es porque David Allen lo menciona en su método GTD (al final muchos autores toman referencias de Allen, aunque no lo digan).

Para tener éxito con tus Listas de Tareas, según este libro:

1. Acostúmbrate a utilizarla como parte de tu sistema de productividad.
2. Úsalas cada día.
3. Mantenlas activas y actualizadas, registrando nuevas y tachando las ya terminadas Determina tus prioridades al final del día. Con esta previsión, mañana no tendrás que ‘adivinar’ que era eso en lo que tenías que trabajar.
4. Ten un compromiso real con tu Lista de Tareas.
5. No empieces ninguna tarea nueva sin haberla añadido previamente a tu Lista asignándole un nivel de prioridad.
6. Clasifica las tareas en Listas por Categorías.
7. En cada Lista por Categoría, añade tus tareas y asígnales un bloque de tiempo (time blocking).

La idea es asegurarte de que puedas ver con mucha facilidad cuál es la prioridad máxima del día, ponerte a trabajar en ella en primer lugar, marcarla como terminada cuando la acabes y, a continuación, pasar  la segunda tarea más importante, y así sucesivamente.

Semana 3: Lidia con los ladrones de tiempo

No podemos ‘ganar’ tiempo o ‘pedirlo prestado’ a nadie. Es por eso que el autor defiende que el tiempo es más importante que el dinero. El tiempo es impagable.

Es por eso que, para evitar la procrastinación, debemos identificar cuáles son nuestros ladrones de tiempo, esas tareas u ocupaciones ociosas que interfieren en lo que realmente queremos: ocuparnos de lo importante.

En el libro, los ‘ladrones de tiempo’ se clasifican en:

1. Otras Personas
2. Redes Sociales, Dispositivos Electrónicos
3. Tareas Caníbales

El tercer punto me parece interesante. Esas Tareas ‘Caníbales’ son ese tipo de trabajos que se ‘comen’ el tiempo que habías reservado para dedicarlo a otros planes. Suele pasar con proyectos de largo plazo o tareas que requieren mucho tiempo e inversión. Por eso es importante bloquear cada tarea con su tiempo programado. Ni más ni menos.

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Como apunte personal, para tareas que son muy grandes, recomiendo subdividirla en tareas más pequeñas. Ir haciendo tareas pequeñas, poco a poco, hará que, cuando te des cuenta, estés ya muy cerca del final de esa gran tarea.

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Este capítulo se centra en como lidiar con las interrupciones que generan otras personas (tanto en el entorno laboral, como si eres de las personas que trabaja en casa o por cuenta propia; tú mismo puedes ser una distracción) y también da unos cuantos tips sobre cómo limitar el uso de dispositivos electrónicos mientras estás centrado/a en una única tarea.

Dos conclusiones de este capítulo son:

1. Sé consciente de que tu disciplina y tu fuerza de voluntad son limitadas. Si trabajas primer en las tareas que te resultan más fáciles, es probable que no cumplas luego con las tareas que te requieren más esfuerzo.
2. Establece bloques de tiempo (time blocking): es mucho más fácil estar plenamente concentrado en algo cuando tienes un tiempo de inicio y final.

Ejercicio #3: Diario de distracciones

Una vez más, abre tu libreta y registra por escrito cada vez que dejas de trabajar en el proyecto que has definido. Incluye la distracción concreta que hace que desvíes tu atención de lo que estás haciendo o, en el peor de los casos, hace que pares de trabajar en lo que tenías entre manos.

Tómate un respiro mental de vez en cuando…

Si dispones de una limitada disciplina y fuerza de voluntad, toma breves momentos para refrescar la mente. En palabras del autor: «imagina que se trata de una maratón. No cruzas la línea de meta e inmediatamente después empiezas un segundo maratón. Necesitas tiempo para recuperarte».

Algunos consejos para esto, y que nos da el libro, son:

Semana 4: ¡Concéntrate!

Una razón por la que no solemos trabajar de la manera adecuada es que nos ocupamos de varias cosas a la vez, en lugar de centrar por completo nuestra atención en una tarea a la vez. Para vencer esta barrera, el autor nos propone:

1. Planifica con ANTELACIÓN.
2. Reduce las DISTRACCIONES.
3. Termina una tarea cada vez.

En este capítulo nos aconseja trabajar con temporizador. Cuando veo esto en cualquier libro sé perfectamente que están hablando de la técnica Pomodoro (aunque no lo digan). Te dejo abajo en qué consiste.

Además de trabajar con temporizador, el autor nos propone ‘trocear’ tareas (como si fuera un racimo). Algo que hacen otros mucho autores y que nos aconsejan subdividir una tarea grande en tareas más pequeñas e ir completando una a una como pequeñas partes de un todo. La diferencia es que aquí se nos propone ‘trocear’ el tiempo en porciones, ajustando a cada porción actividades que sean de la misma categoría. La finalidad es que hacer esto reduce el tiempo que te lleva cambiar de una actividad a otra que no tienen nada que ver. Es decir, en lugar de trabajar de una manera dispersa, tratar de agrupar aquellas tareas que tienen cierta relación entre ellas, reduciendo el tiempo de concentración que necesitas para entrar plenamente a cada una de ellas.

Para finalizar este capítulo se habla de generar un entorno adecuado de trabajo, la importancia del descanso, el ejercicio, la correcta alimentación o la meditación como vehículo para alcanzar una mayor concentración.

Semana 5: Mantener la motivación

A todos/as nos ha pasado: sabemos perfectamente qué tenemos que hacer, hasta conocemos herramientas que nos ayuden a dejar de procrastinar e incluso lo hacemos durante unos días… pero tenemos cierta tendencia a caer en viejas costumbres.

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El primer paso para llevar a cabo un cambio personal es identificar la razón por la que se quiere hacer este cambio.

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Al visualizar tu objetivo, algo que de verdad te apasiona, tu motivación para dedicar tiempo a esa actividad aumenta. Y es que la clave para aprender algo nuevo, acabar proyectos y ver cambios significativos es el tiempo que le dedicas.

En la imagen de arriba he recogido algunas estrategias que el autor nos ofrece para mantener la motivación incluso con actividades de las que preferiríamos no ocuparnos (porque nos aburren o nos desmotivan).

Ejercicio #4: Tu Compromiso de un día

Este no es exactamente un ejercicio que proponga el autor, pero me ha parecido interesante incluirlo aquí. Un compromiso de un día consiste en hacer algo que marque una diferencia (una sola acción; si eres totalmente sedentario/a, salir a caminar 20 minutos es una acción que ya marca una diferencia, por ejemplo).

Si anotas cada día esa pequeña acción, la haces y la marcas como HECHA, al cabo de unas semanas es posible que ya ni siquiera necesites anotarla. Ya la estarás haciendo como parte de tu día a día y ¡Bienvenido nuevo hábito!

Haz lo peor en primer lugar

Una vez más, otro recurso utilizado desde otro autor (sin nombrarlo). Esto de ‘hacer lo peor en primer lugar’ es una clara referencia al libro ‘Tráguese ese Sapo’ de Brian Tracy (del que tengo pendiente hacer review).

Consiste en dedicar el primer bloque de la jornada en hacer la tarea más difícil, incómoda o que forma parte de una tarea mucho más grande. Te sorprenderás cuando acabes la semana y veas lo que has avanzado. Es importante que bloquees en tu calendario el tiempo para esta actividad. Sabes que es importante y que no puedes posponerla ¡hazla en primer lugar!

Seguir en la brecha cuando todo va mal

El libro acaba con este apartado: ¿qué pasa cuando llegan los imprevistos? esos ‘fuegos’ que debes apagar en primer lugar y que te hacen posponer todo lo que tenías perfectamente programado para tu día.

Cuando todo está descontrolado, es preciso que te ocupes de lo ESENCIAL. Ignora, temporalmente, el trabajo de largo plazo, ya tendrás tiempo de volver a ello cuando termines con estos imprevistos. Cuando termines, vuelve a tu programa habitual y, si lo necesitas, PIDE AYUDA (muchas veces nos cuesta admitir que necesitamos ayuda; pensamos que ‘podemos nosotros/as solos/as’, pero pedir ayuda puede ser una buena solución. Tenlo en cuenta).

Mi Opinión Personal

Si bien es cierto que el autor usa muchas estrategias que ya conocemos de otros autores (sin nombrarlos; muy mal esta parte) el libro es un compendio de estrategias y ejercicios que no se anda por las ramas. Va directo al grano. Sólo por esto último, y por la agradable escritura, me parece que es un libro recomendado (de esos que lees y siempre te llevas algo bueno).

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Espero que esta revisión te haya podido servir de ayuda. Como siempre, en estos resúmenes sólo trato de exponer aquellos aspectos que me han parecido más interesantes y útiles, pero el libro tiene mucho más, con lo que este artículo debería servirte para decidir sin quieres profundizar más o no hacerlo (yo siempre recomiendo lo primero).

Y si te ha gustado este artículo, se agradece que dejes tu comentario, crítica o recomendación de libros. Además, puedes visitar mi cuenta de Instagram, donde pongo información a diario.

¡Hasta la próxima!