«No te quiero engañar, la productividad personal no llega gratis. Además del conocimiento, es necesario que estés dispuesto/a a cambiar» – Jerónimo Sánchez

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‘Productividad Personal en una Semana’ es un libro que no llega a las 90 páginas. Sí, podrías leerlo fácilmente en un solo día… PERO no te dejes llevar por ese escaso número, porque lo que contiene en tan poco espacio es realmente valioso (o, al menos, a mí me lo parece).

He leído este libro ya varias veces. En cada lectura le saco partido y, como su propio nombre indica, está dividido en 7 capítulos, que conforman una semana completa. Tampoco te dejes ‘engañar’ por su título. No vas a conseguir ser más productivo/a en 7 días (ni mucho menos) pero las estrategias/herramientas que se presentan en este libro puede ayudarte a empezar a serlo (si es que te has propuesto ese objetivo alguna vez, claro).

Los consejos que Jerónimo nos ofrece están basados en GTD (Getting Things Done), un método de gestión de actividades creado por David Allen, y que en español se tradujo como ‘Organízate con Eficacia’. El del sr. Allen es un libro que también he leído, así que si les interesa una review sobre ello, pueden dejar su sugerencia en comentarios.

Sin más ¡vamos con el resumen!

Da el Primer Paso

El libro empieza con un mensaje claro: «la productividad personal no tiene nada que ver con gestionar el tiempo, ni con las tareas que realizamos a diario (al menos, no sólo eso). Se trata de organizarnos de tal manera que podamos alcanzar nuestras metas a corto, medio y largo plazo, fácilmente y sin estrés».

Tratamos de ‘gestionar el tiempo’, y no nos damos de cuenta de que ese NO es el camino. Lo que deberíamos hacer es ‘gestionarnos a nosotros mismos/as’. A esto SÍ le podemos llamar ‘productividad personal’.

Y es que «poner en práctica un método de productividad personal, requiere desarrollar nuevos hábitos. La mayoría de las personas fracasan por una simple razón: compromiso y constancia».

¿En qué consiste el método GTD?

Se trata de un ciclo de trabajo compuesto por CINCO actividades principales, y que adapto en la siguiente imagen:

De manera MUY resumida, se trata de RECOPILAR cualquier idea, compromiso o tarea que pueda ser importante para luego PROCESARLO, decidiendo si es algo que se debe desechar, posponer, delegar, archivar o hacer. Posteriormente ORGANIZAR lo procesado, para luego HACER las cosas que debemos hacer y, finalmente, REVISAR periódicamente nuestro sistema de organización.

Para todo ello, sólo requieres de material básico: unas cuantas listas de recordatorio (en papel o digital), un calendario, bandejas de entrada (físicas, digitales) y un sistema de archivo para guardar documento rápidamente (que luego te dedicarás a PROCESAR).

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«La productividad personal NO DEPENDE de una herramienta en particular. Depende de nuestra actitud, compromiso y constancia a la hora de adquirir ciertos hábitos de trabajo» – Jerónimo Sánchez

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La decisión de utilizar herramientas más o menos tecnológicas depende de tus gustos. Debemos encontrar una solución que esté entre nuestros gustos personales y la eficacia. Y es que, como se nos comenta en el libro: «el secreto de la productividad personal NO RESIDE tanto en las herramientas como en aprender a utilizarlas de manera efectiva».

Una vez que tenemos claro en qué consiste el método GTD, vayamos por partes…

Captura tus Compromisos e Ideas

¿En qué consiste la RECOPILACIÓN? Muy fácil: «registrar FUERA DE LA CABEZA todo aquello que implique una acción posterior, compromisos, responsabilidades, ideas o información potencialmente útil (para ahora o un futuro próximo)».

RECOPILAR no implica hacer nada en ese momento. Por lo tanto, RECOPILAR NO ES HACER. Simplemente se trata de capturar una idea, un pensamiento o información. Nada más.

La gran ventaja de esta primera parte es que eliminarás por completo cualquier tipo de estrés, porque nada se te olvidará (luego PROCESARÁS esa información de la forma debida). Así que, el primer paso hacia una mejor productividad personal es convertir la recolección en un hábito.

Cada persona determinará cómo RECOPILARÁ (o capturará) cada cosa. Y será esa misma persona la que determine cuáles (y cuántas) son sus bandejas de entrada.

Algunas de las bandejas de entrada más comunes, y que se mencionan en el libro, son:

• Bandeja para papeles (física)
• Contenedor para objetos (físicos)
• Libreta de notas (física o digital)
• Calendario (físico o digital)
• Teléfono
• Cámara de fotos (integrada en teléfono)
• Grabadora de voz
• Correo Electrónico
• Redes sociales (muro, time line, feed)

RECOPILAR es sacar de la cabeza todo lo que quieres y lo que tienes que hacer. Esa recopilación inicial durará más o menos en función del tiempo que lleves sin hacerlo (te sorprenderás de todo lo que surge). ¡Ojo! No todo esto son, necesariamente, tareas que tendrás que hacer (eso lo veremos en la parte de PROCESAR). La idea es eliminar el desorden de tu alrededor, deshacerte del caos y ‘acorralar’ bien todas esas tareas incompletas que quedan por hacer.  Y si, eso incluye TODAS las áreas de tu vida: proyectos laborales, salud, estado físico y bienestar, crecimiento personal y profesional, formación continua, economía, familia, amigos y otras relaciones. Tu lista será ÚNICA. Por eso, este trabajo SÓLO PUEDES HACERLO TÚ.

Como consejo final: «SIMPLIFICA. Intenta mantener el menor número posible de bandejas de entrada. Cuantos menos lugares tengas que revisar, menor fricción sentirás a la hora de sentarte a procesar».

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«Debes desarrollar el hábito de la RECOPILACIÓN o tu sistema dejará de funcionar rápidamente. En el momento en que haya ‘huecos’ en tus bandejas de entrada (que no reflejen la totalidad de las cosas que tienes y debes hacer) dejarás de confiar en tu sistema… y dejarás de usarlo» – Jerónimo Sánchez

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Pon Orden en tu Sistema

Ya no tenemos nada ‘desperdigado’. Hay un montón de tareas, ideas o información, y de diferentes ámbitos, que requieren de una acción… pero ¡AÚN NO ES MOMENTO DE HACER NADA! Ahora toca PROCESAR lo recopilado. Y, para ello, cada ‘item’ de tu lista deberá enfrentarse a 3 preguntas:

• ¿QUÉ ES exactamente lo que hay que hacer?
• ¿QUIÉN debe hacerlo?
• ¿CUÁNDO se supone que debe llevarse a cabo?

PROCESAR trata de poner en orden todas los ‘item’ que has ido acumulando en TODAS tus bandejas de entrada. Cuando acabes, empezarás a recoger los primeros frutos de una buena productividad personal.

Para ayudarte a decidir sobre cada ‘item’, hay 5 preguntas (más) que puedes usar en cascada (es decir, una tras otra), y son:

• ¿Es algo que puedo IGNORAR o NO HACER? (filtra lo que NO te interesa)
• ¿Es información ÚTIL que quiero conservar para el futuro? (ej: archivar documentos importantes)
• ¿Puedo hacerlo MÁS TARDE? (aplazar NO es lo mismo que procrastinar)
• ¿Puede hacerla ALGUIEN MÁS? (delegar)
• ¿Tardaré MENOS de 2 minutos* en hacerlo? (hazlo ya)

Cuando un ‘item’ ha pasado el filtro de las anteriores es porque:

• Debemos hacerla PERSONALMENTE
• NO SE PUEDE posponer
• Requiere MÁS de 2 minutos para ser completada*

*La regla de los 2 minutos se refiere a que debemos liquidar tantas tareas como podamos lo antes posible. Responder a un correo electrónico puede hacerse en 2 minutos o en 10, pero es algo que puedes hacer YA. Cuando tengas delante este tipo de tareas, complétalas lo antes posible.

Como consejos finales en esta parte, tenemos:

• Haz LISTAS para recordar las cosas que tienes que hacer
• Divide tus listas en SUBLISTAS
• Evalúa el CONTEXTO donde vas a realizar cada tarea (ejemplo: oficina, casa, calle)
• DEFINE concretamente cada tarea

Haz las Cosas que Hay que Hacer

¿Por dónde empezamos? ¿Qué debemos hacer después? Este capítulo aborda la propia actividad de HACER y, para ello, nos da diferentes estrategias:

• PLANIFICA (es la mejor forma de adquirir compromiso)
• PRIORIZA (hacer, organizar o revisar)
• DEFINE tu tarea más importante/s
• Reserva algo de tiempo para ocuparte de los IMPREVISTOS
• Considera el CONTEXTO (elige la tarea por hacer en función a dónde estés)
• Considera el TIEMPO DISPONIBLE (para elegir qué tarea hacer)
• Considera tu nivel de ENERGÍA (como otro filtro para elegir qué tarea hacer)

En cuanto a los 3 últimos factores arriba mencionados (contexto, tiempo disponible y energía) son sumamente importantes. Y es que, a la hora de establecer una tarea PRIORITARIA, te servirán, básicamente, para desempatar entre diferentes opciones que se encuentran dentro del mismo contexto, que requieren el mismo tiempo y el mismo nivel de energía para ser completadas. Por tanto, la PRIORIDAD debe ser siempre el último criterio a considerar.

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«Si ya sabes lo que tienes que hacer y no lo haces, entonces estás peor que antes» – Confucio

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Como última idea, nos propone utilizar Mapas Mentales como complemento para la planificación de proyectos. Es una forma de organizar los pensamientos que aparecen en nuestra mente, siguiendo las relaciones que existen entre ellos. Puedes elaborar tus mapas mentales en forma digital (Freemind, Xmind son algunos software gratuitos) o, como yo lo prefiero, en formato papel.

Revisa Cómo Marchan las Cosas

No hay productividad sin una buena organización. Supongo que esta idea (que es la central del libro) te habrá quedado clara mientras ibas leyendo este resumen. La última pieza para una buena organización es la REVISIÓN.

La REVISIÓN (o revisiones) te permite/n mantener al día tu sistema. Un sistema al día no tiene fisuras y, de esta manera, podrás confiar en él y no abandonarlo. Además, te permite ir ‘puliendo’ o ‘afinando’ tu propio sistema (como si fueran versiones actualizadas de un software o expansiones de un juego; cada nueva versión o expansión mejora la anterior).

Revisiones Diarias (u operativas)

Consisten en asegurarnos que, tanto nuestras listas como nuestro calendario, se mantienen actualizados. Para ello, la recomendación es hacerla al final de la jornada. De esta forma no sólo puedes ir observando qué ‘fisuras’ han surgido durante el día en tu sistema, sino que puedes planificar el siguiente día en base a esa experiencia. Para ello:

• Actualiza tus listas y tu calendario
• Procesa todas tus bandejas de entrada (intenta dejarlas a cero)
• Haz un seguimiento rápido de tareas pendientes o delegadas (cuantifica su progreso)
• Selecciona la tarea más importante de mañana
• Reflexiona sobre lo aprendido durante el día (busca ‘fallos’)

Revisiones Semanales (o de control)

Es la versión extendida de la revisión diaria. Te ofrece un panorama más amplio que un sólo día. Puedes observar tendencias y patrones (algo que no podrás valorar con las revisiones diarias).

Revisiones Trimestrales

Esta no aparece en el libro. Es una aportación propia. Y es que, desde que soy autónomo (y todos/as los/as que lo sean, lo sabrán) hay una tarea que no podemos eludir: los trimestrales. Debemos presentar nuestra facturación a nuestra oficina de asesoría laboral cada 3 meses. En base a esto, he sumado a mi control de hábitos, tareas y proyectos un seguimiento trimestral. Una especie de análisis de lo que ha sucedido en los últimos 3 meses. Para ello, tengo datos objetivos (no suposiciones) ya que dispongo de mis revisiones semanales y, si estas últimas te permiten ver las cosas con cierta distancia, imagina lo que puedes ver con una revisión a tres meses. A mí me sirve de ayuda. Puedes probar y ver si te funciona. Además, también hago una revisión anual general.

Pon en Práctica lo que has Aprendido

Este capítulo no contiene nada especialmente relevante. El autor dedica unas cuantas páginas a poner un ejemplo: un diario de una persona productiva, desde que se levanta hasta que se acuesta. Es una forma de que veas, en tercera persona, cómo pueden implementarse todos los consejos y herramientas que se nos han presentado hasta ahora en un caso cotidiano, ‘del día a día’.

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«Largo es el camino de la enseñanza por medio de teorías; breve y eficaz por medio de ejemplos» – Séneca

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Toma Perspectiva de Vez en Cuando

Este capítulo final te invita a identificar cuáles son tus ‘Áreas de Responsabilidad’, definidas como una categoría superior dentro de la que englobas diferentes metas que están relacionadas. Veamos un ejemplo en la siguiente imagen:

No hay una regla fija a la hora de determinar las ‘Áreas de Responsabilidad’. Deben ser aspectos globales que, de alguna forma, tengan sentido para ti. Su objetivo principal es:

• ¿Te ayuda es tarea a mejorar en tu área de responsabilidad?
• ¿Es una tarea que funciona como puente entre tus objetivos de corto y largo plazo?

Además, las ‘Áreas de Responsabilidad’ funcionan como base a la hora de hacer revisiones de largo plazo (semanales, mensuales, trimestrales, anuales). Es una forma de ver que áreas de tu vida son importantes para ti y si estás dando pasos en positivo para alcanzar los objetivos que te hubieras marcado al inicio.

Una vez que tienes detectadas tus ‘Áreas de Responsabilidad’, toca establecer dentro de ellas diferentes metas u objetivos que estén alineados con ese área que es importante para ti. Una meta u objetivo necesita 3 condiciones:

• Que sea CONCRETA
• Que sea ALCANZABLE
• Que sea MOTIVANTE

Y recuerda, si no ves el valor de algo, es muy difícil que te comprometas con ello lo suficiente como para mantener un esfuerzo continuo durante varias semanas o meses. Antes de proponerte alcanzar una meta, asegúrate de que en realidad es algo que QUIERAS hacer y, por tanto, TE MOTIVA.

Es importante establecer primero tus ‘Áreas de Responsabilidad’ y luego las tareas, metas u objetivos dentro de cada una de ellas. Sólo cuando tienes tus metas ALINEADAS con tu propósito es posible trabajar de forma incansable en ellas.

Mi Opinión Personal

Un libro para tener siempre cerca. Cada vez que me imagino escribiendo algo, lo hago pensando que sea justamente como es este libro: claro, conciso, que aporte herramientas prácticas y que tenga el relleno justo. Esta obra cumple con todo ello, por eso, y en mi opinión, es un libro que debes leer. Estoy seguro de que no te decepcionará.

Espero que les haya resultado interesante este resumen. Como siempre, estaré encantando de responder a sus comentarios si les ha quedado alguna duda y, si quieren proponerme libros para leer y resumir, estaré encantando de escuchar sus recomendaciones.

Y, si quieren ver más contenido relacionado con la salud, la nutrición, el ejercicio físico o el desarrollo personal, les invito a que visiten mi cuenta de Instagram, donde pongo contenido a diario.

¡Hasta la próxima!